Od optymalizacji procesów po inteligentną automatyzację

"Musimy to zautomatyzować!" - to często pierwsze słowa, które słyszymy od klientów. I trudno się dziwić - w czasach, gdy AI i automatyzacja są na ustach wszystkich, pokusa szybkiego wdrożenia tych technologii jest ogromna. Jednak z naszego doświadczenia wiemy, że automatyzacja chaosu prowadzi jedynie do... większego chaosu.
Zrozumieć, by usprawnić
Kluczem do skutecznej transformacji jest dogłębne zrozumienie procesów. W naszej praktyce wykorzystujemy różne techniki wizualizacji, jak Event Storming, które pozwalają całemu zespołowi zobaczyć proces z szerszej perspektywy. Te warsztaty często prowadzą do odkrywczych wniosków - uczestnicy bardzo często pierwszy raz widzą cały proces "na jednej ścianie" i wspólnie identyfikują obszary do optymalizacji.
Pięć kroków do skutecznej automatyzacji
1. Usuń zbędne elementy
Przyjrzyjmy się procesowi obsługi zamówień, który istnieje w niemal każdej firmie. Z czasem obrasta on w dodatkowe kroki i dokumenty - podwójne potwierdzenia mailowe, nadmiarowe raporty statusów, wielopoziomowe akceptacje, dodatkowe arkusze kontrolne. Każdy z tych elementów został pewnie dodany po jakimś incydencie lub "na wszelki wypadek". W efekcie prosty proces zamieniamy w skomplikowaną procedurę, która nie tyle zabezpiecza, co spowalnia pracę. Gdy przeanalizujesz swoje procesy, zadaj sobie pytanie: które z tych kroków naprawdę tworzą wartość, a które są pozostałością po dawno nieaktualnych problemach?
2. Uprość, co zostało
Weźmy pod lupę proces rekrutacji w firmie. Często wygląda on tak: dział HR przygotowuje ogłoszenie, które wymaga trzech akceptacji, następnie kandydat wypełnia długi formularz aplikacyjny, dołącza CV, a potem i tak musi ręcznie przepisać te same informacje do systemu HR. Po rozmowie rekruter wypełnia szczegółową, trzystronicową ocenę, która wędruje przez cztery działy... Czy to brzmi znajomo?
A co gdyby uprościć to do niezbędnego minimum? Krótki formularz z kluczowymi pytaniami, automatyczne parsowanie CV i prosty, jednotajowy proces decyzyjny. Upraszczając, nie tylko oszczędzamy czas kandydata i rekrutera, ale przede wszystkim zmniejszamy ryzyko, że zdolny kandydat zrezygnuje z powodu uciążliwego procesu. A przy okazji tworzymy fundament pod przyszłą automatyzację.
3. Zorganizuj proces
Spójrzmy na obieg dokumentów księgowych w firmie. W chaotycznym procesie faktury przychodzą różnymi kanałami - część mailem, część w formie papierowej, niektóre przez komunikatory. Pracownicy przesyłają je do księgowości w różnych formatach i terminach, często w ostatniej chwili. Księgowi tracą czas na poszukiwanie dokumentów, wysyłanie ponagleń i ręczne wprowadzanie danych.
A teraz wyobraźmy sobie ten sam proces po reorganizacji: wszystkie faktury trafiają do jednego punktu przyjęć, są natychmiast digitalizowane i automatycznie kierowane do odpowiednich osób do akceptacji. System pilnuje terminów, wysyła przypomnienia, a księgowi mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne - analizie finansowej i planowaniu. To pokazuje, jak dobrze zorganizowany proces eliminuje chaos i frustrację, tworząc przestrzeń do dalszej optymalizacji.
4. Standaryzuj
Wyobraź sobie dział obsługi klienta, gdzie każdy pracownik rozpatruje zgłoszenia po swojemu. Jeden odpisuje natychmiast, drugi czeka na komplet informacji. Jeden oferuje rabat za niedogodności, inny proponuje wymianę produktu. Klienci otrzymują różne odpowiedzi na te same pytania, a nowi pracownicy nie wiedzą, które podejście jest właściwe.
Po standaryzacji proces wygląda zupełnie inaczej. Mamy jasno określone ścieżki obsługi dla każdego typu zgłoszenia. Wiemy, które sprawy wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać. Precyzyjnie określamy, w jakich sytuacjach oferujemy rekompensatę i w jakiej formie. Nowy pracownik może szybko osiągnąć efektywność doświadczonego kolegi, bo ma dostęp do gotowych, sprawdzonych procedur. Co więcej, gdy proces jest powtarzalny i przewidywalny, możemy łatwo zidentyfikować elementy, które warto zautomatyzować - na przykład automatyczne kategoryzowanie zgłoszeń czy przygotowywanie wstępnych odpowiedzi.
5. Zautomatyzuj mądrze
Dopiero teraz, gdy proces jest czysty i uporządkowany, możemy myśleć o automatyzacji. I tu pojawia się pierwsza dobra wiadomość - często nie potrzebujemy skomplikowanych, kosztownych rozwiązań.
Szybka ścieżka z narzędziami low-code
Dla wielu procesów biznesowych wystarczające są nowoczesne narzędzia low-code, które pozwalają:
- Szybko tworzyć automatyzacje bez pisania kodu
- Integrować różne systemy i aplikacje
- Testować rozwiązania przy minimalnym ryzyku
- Stopniowo rozwijać automatyzację wraz z potrzebami
Przykładowo, łącząc narzędzie low-code ze sztuczną inteligencją, stworzyliśmy system automatycznej klasyfikacji faktur. AI analizuje dokumenty i przypisuje właściwe kategorie kosztowe, a całe wdrożenie zajęło zaledwie kilka godzin. Księgowość oszczędza dziesiątki godzin miesięcznie, a zwrot z inwestycji osiągnięto już po pierwszym miesiącu.
Kiedy potrzeba czegoś więcej?
Są jednak sytuacje, gdy proste narzędzia to za mało. Szczególnie gdy:
- Proces jest krytyczny dla biznesu
- Wymagana jest zaawansowana logika biznesowa
- Potrzebna jest integracja z wieloma systemami
- Skala operacji jest duża
Pozwól, że podzielę się inspirującą historią transformacji, która najlepiej pokazuje siłę tego podejścia.
Stanęliśmy przed ciekawym wyzwaniem automatyzacji klasyfikacji wpłat od darczyńców. Początkowo proces był czasochłonny - każdy przelew wymagał ręcznej analizy i przypisania do odpowiedniego podopiecznego, co zabierało cenny czas, który mógł być poświęcony na realną pomoc potrzebującym.
Zamiast od razu sięgać po złożone rozwiązania, zaczęliśmy od fundamentów. Po uporządkowaniu i uproszczeniu procesu, dostrzegliśmy potencjał w wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Zintegrowaliśmy duży model językowy (LLM), który potrafi "czytać ze zrozumieniem" treści przelewów, interpretować intencje darczyńców i automatycznie klasyfikować wpłaty.
Efekt? System osiąga 98% skuteczności w automatycznej klasyfikacji wpłat. To nie tylko imponująca statystyka - to realne godziny zaoszczędzone na pracy administracyjnej, które zespół może teraz poświęcić na to, co najważniejsze - pomoc potrzebującym dzieciom.
To pokazuje, jak połączenie przemyślanego procesu z potencjałem sztucznej inteligencji może przynieść przełomowe rezultaty. Kluczem do sukcesu było metodyczne podejście - najpierw uporządkowanie i uproszczenie, a dopiero potem mądre wykorzystanie technologii.
Od czego zacząć?
- Zmapuj swoje procesy - często samo ich zwizualizowanie ujawnia obszary do optymalizacji
- Zidentyfikuj "szybkie zwycięstwa" - procesy, które można łatwo usprawnić
- Zacznij od małych kroków - nie próbuj automatyzować wszystkiego naraz
- Mierz wyniki - zbieraj dane przed i po zmianach
Technologia to narzędzie, nie cel
Pamiętaj, że automatyzacja i AI to narzędzia, które mają wspierać Twój biznes, nie być celem samym w sobie. Czasem najprostsze rozwiązanie jest najlepsze, a innym razem potrzebna jest zaawansowana technologia. Kluczem jest zrozumienie swoich procesów i mądry wybór narzędzi.